Mail Merge

Mail merge sering juga disebut surat massal, yaitu surat yang isinya senada dan dikirimkan ke banyak orang atau tujuan yang berbeda-beda. Dengan mail merge, pengiriman surat ke banyak tujuan dapat Anda selesaikan secara cepat dan tepat. Surat dibuat menggunakan dokumen utama dan sumber data. Dokumen utama dan sumber data dapat dibuat pada satu aplikasi Microsoft Office Word.

Tahapan Membuat Mail Merge:

1. Buat template di word, baik itu berupa surat undangan rapat maupun surat pemberitahuan 
   
   
   
   Contoh Template
   
   
   
   
2. Buat database, contoh: excel 
   
   
   
   Contoh Database Excel (Mail Merge)
   
   
   
3. Buka file yang ber-existensi .docx atau file word 
   
   
   
   Contoh File Extensi (Mail Merge)
   
   
4. Letakan kursor ditempat yang akan kita taruh data dari excel 
   
   
   
   Contoh Data yang akan kita taruh data dari Ms. Excel (Mail Merge)
   
   
5. Masuk ke mailing > Select Recipients 
   
   
   
   Contoh Penerima (Mail Merge)

Ada 3 pilihan:

• Type New List = membuat database baru (Dimasukkan Datanya secara manual)
• Use Existing List = mengambil data yang sudah ada di file yg berbeda (contohnya data dari Ms. Excel
• Select From Outlook = mengambil data dari outlook

Keterangan:

• Jika anda memilih Type New List. Akan muncul jendela New Address List untuk memudahkan pekerjaan kita nantinya sebaiknya kolom yang ada di hapus kemudian dibuat kolom isian yang baru sesuai yang dibutuhkan. Jika ingin menambah, mengganti, memindahkan kolom atau menghapus kolom klik customize columns lalu pilih OK 
  
  
  

• Jika anda memilih Use Existing List maka hal ini yang harus anda lakukan :

          a. Pilih database yang anda buat

          b. Pilih sheet tempat data anda disimpan, klik OK

Cara Memasukan Penerima (Mail Merge)

          c. Akan jadi seperti ini, lalu klik OK

Memasukkan Penerima II (Mail Merge)

          d. Jika  tidak  langsung  keluar  nama  yang  akan  kita  kirim  surat lalu klik Insert Merge Field seperti 

              gambar di bawah, lalu pilih nama .

Cara Memasukkan Penerima III (Mail Merge)

Cara Memasukkan Penerima IV (Mail Merge)

          e. Lalu gambar yang terjadi akan menjadi seperti di bawah ini

           f. Kemudian  klik  Priview  result.  

Contoh jadi (Mail Merge)

Nama-nama yang akan kita Kirim Surat akan muncul seperti pada gambar di samping, Untuk memindahkan list-nya silahkan klik panah.